Les emails sont un outil fantastique. Peut-être n’en êtes vous pas encore convaincu !
Avant toute hostilité envers la langue anglaise, le mot « courriel » est horrible et ne donne vraiment pas envie de s’atteler à la tâche. Utilisons donc emails – je vous prierais de ne pas me faire défaut si « mail » est utilisé – pour simplifier l’écriture. Mettons notre rancœur de côté : oui les anglais/américains ont créé ce mot en premier. Passons à autre chose !

Les courriers papiers étaient vraiment pratiques à une certaine époque, aujourd’hui la nostalgie des lettres manuscrites nous fait regretter voire haïr les emails et la technologie pour le coté agréable et personnel que procure le papier. Les emails proviennent trop rarement d’amis et de membres de sa famille mais prennent plutôt la forme d’emails professionnels, de newsletters, de publicités en tout genre et de notifications administratives.
A l’ère du papier, nous avons appris pour la plupart d’entre nous adultes, à trier facilement tout cela, et nous trouvions rapidement la lettre ou la carte postale que notre grand-mère nous avait envoyée.
Cet article va vous redonner espoir. Nous pouvons avoir une sensation similaire à la vue d’une lettre d’une connaissance dans notre boîte aux lettres lorsqu’on ouvre sa boîte de réception sur notre ordinateur ou téléphone. Et nous pouvons avoir une boîte aux lettres digitale ou encore boîte de réception régulièrement vide, c’est le concept d’« Inbox Zero ». Inbox = boîte de réception, Zero = zéro email. L’Inbox Zero est une boîte aux lettres régulièrement vide.

0 Inbox zéro, Pourquoi ?

Vous vous posez vraiment la question ? Allez faire un tour sur votre boîte mail et revenez lire si vous ne l’avez pas déjà fait une dizaine de fois dans la matinée.
La sensation recherchée : le silence, la plénitude, le calme, la sensation de ne plus rien avoir à faire, un moyen de dire j’ai fini de traiter mes mails, je n’ai plus de mails en attente, à lire, à supprimer, plus de publicités qui s’accumulent, plus de pastilles rouges sur le logo de l’application indiquant précédemment plus de 1000 messages non lus. Ou plutôt, vous mettre devant votre ordinateur pour envoyer un email à une personne proche sans avoir des emails non lus, non traités avec des publicités et des newsletters en bonus.

Imaginez que vos emails soient de vrais courriers. Voudriez-vous avoir une boîte aux lettres débordante et renverser tout vos courriers et publicités à chaque fois que vous l’ouvrez ?

Ne serait-il pas plus facile, moins encombrant mentalement et physiquement, que ce soit sur votre ordinateur ou votre téléphone portable, de ne pas avoir toutes ces notifications, ces pastilles rouges sur le bord en haut à droite de votre application, ce nombre entre parenthèses et en gras dans votre boîte de réception ?

Pour aller plus loin, un épisode du Gadget Lab Podcast de Wired traite du fait qu’aucun réseau social ni messagerie instantanée n’ont pu démoder l’email et de pourquoi celui-ci reste un moyen de communication et un identifiant digital majeur dans notre société.

Inbox Zéro – pour qui ?

Vous avez toujours voulu écrire des lettres à vos ami.e.s (une première je m’essaye à l’inclusive), mais que vous ne le faites pas dans un monde où heureusement/malheureusement la technologie est bien présente et ne partira pas de si tôt.
Vous voulez créer un espace utile pour avancer sur des projets professionnels et personnels.
Vous souhaitez avoir des relations plus profondes avec vos ami.e.s et votre famille comme les courriers le permettaient.
Vous aimez la simplicité, le coté épuré de votre moi digital et numérique. Vous souhaitez maîtriser et ne plus subir vos emails et votre vie digitale. Vous êtes un minimum conscient de votre impact environnemental, vous êtes dans une démarche minimaliste ou prise en main de votre vie, alors cela se combinera parfaitement avec votre vie matérielle.
Vous souhaitez être plus efficace que 80% de vos collègues.
Vous voulez être quelqu’un d’intègre pouvant affirmer que vous répondez aux emails !

Zéro message, est-ce possible ?

Pour ma part, ça fait plus de 5 ans que c’est le cas concernant les emails personnels, avec un maximum de 10 à 15 mails dans les périodes de vacances où je déconnecte.
Recherchez un peu sur internet, je ne raconte pas d’histoires.
A quoi ça ressemble ?

Je traite au minimum une dizaine d’emails par jour en moyenne et ça peut aller jusqu’à une cinquantaine dans les jours chargés. Plus de la moitié de mes emails concernent de vrais échanges avec des collègues, des relations professionnelles, des proches et des projets sérieux. Le reste est essentiellement de l’administratif et des actualités et projets que je souhaite suivre. J’applique aussi cela pour le travail et je vous assure que cela étonne beaucoup de personnes lorsqu’elles ont la chance de voir votre écran d’ordinateur ou de traiter avec vous par email.

La recette :

1 Réduire le flux

La première chose que l’on doit faire est de réduire le nombre d’emails que vous recevez. Une bonne part de cette étape vient de la prise de conscience que de nombreux sites internet, applications et inscriptions vont vous demander votre adresse email. Dès la création d’un compte quelconque vous recevrez parfois 3 emails pour ce compte, un pour la confirmation, un autre pour vous informer que vous êtes bien inscrit, et ensuite si vous n’avez pas fait attention, vous avez potentiellement coché une case, ou pas coché une case qui stipulait : “Cochez cette case si vous ne voulez pas recevoir d’informations de la part de X”.
Pour être conscient de ce phénomène et pour savoir à combien de newsletters et sites vous êtes inscrit, le site unroll.me est un outil efficace.

Conseil n°1

Commencez dès aujourd’hui à systématiquement vous désabonner de tout ce qui ne vous intéresse pas ou plus. Si vous vous posez la question “Est-ce que ça me servira plus tard ?” désabonnez-vous, vous pourrez toujours vous réinscrire plus tard.
Pour ce faire, rien de plus simple, sur l’ensemble des emails de type newsletter ou provenant de listes de diffusion, il devrait – oui certains arrivent à s’en passer mais c’est illégal – y avoir un lien “unsubscribe”, “se désabonner” qui vous redirige vers un site internet.

Certains outils vous aident à la tâche en vous proposant directement de le faire sans quitter le mail, comme par exemple sur l’application « Mail » de votre iPhone lorsque vous ouvrez un message, ou encore avec Gmail (Google Mail pour les intimes).

Cela vous prendra peut-être un peu de temps au début car vous vous êtes abonné à de nombreux sites, mais vous gagnerez significativement du temps par la suite et surtout vous diminuerez durablement le nombre de mails entrants dès les premiers jours.

Conseil n°2

Commencez à faire la chasse aux notifications. Les plus gros émetteurs de notifications sont les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn etc). Vous recevez un email à chaque ajout d’amis, à chaque fois que vous êtes tagué par une personne, cela dès l’inscription au site.

En quelques minutes vous pouvez réduire quelques dizaines de mails par semaine. C’est aussi un gain énorme sur la charge mentale et physique à chaque ouverture de votre boîte de réception et à chaque recherche de mail.

Il suffit d’aller dans les paramètres généraux des réseaux sur lesquels vous êtes inscrit, vous avez généralement une section notifications où vous pouvez décocher les cases concernées.

2 Traiter ses emails

Le dernier conseil très intéressant que j’ai pu appliquer sur ce sujet provient du livre The 4-hour workweek de Tim Ferriss. Il conseille de ne relever ses emails que 2 fois par jour. Là vous allez me dire, “Et il a un travail ?”, oui et il serait plus productif que la majorité d’entre nous. Ce n’est pas la première fois que ce type de conseil de productivité circule.
L’idée est de ne plus ouvrir 10 à 50 fois sa boite mail ou de laisser Outlook ouvert, pour arrêter de subir des réceptions d’emails intempestives, mais de maîtriser cela. Vous devenez maître de vos emails et vous décidez de quand vous lisez et répondez à vos emails. L’email est justement un outil qui permet de ne pas obtenir l’attention directe de la personne, il y a le téléphone pour ça, et de lui laissez le temps de répondre.
Le gain de temps est phénoménal, et surtout votre concentration vous remerciera. Dans l’idéal vous vous occupez de vos mails 2 fois par jour, vous les traitez tous et vous n’avez plus à vous préoccuper de cela de la journée.

Archiver/Supprimer

Dans la majorité de vos comptes emails vous avez un système d’archive dont voici le fonctionnement :

  1. Vous recevez un email : il est non lu – en gras – et arrive dans la boîte de réception.
  2. Vous lisez cet email : il est lu – donc plus en gras – mais toujours dans votre boîte de réception.
  3. Vous pouvez archiver votre message pour qu’il ne soit plus visible dans votre boîte de réception, mais dans “tous les messages” par exemple.

Email avec pièce jointe

Imaginez ce que vous feriez avec un colis que vous recevez, le rangeriez-vous avec vos lettres ?
Enregistrez la pièce jointe dans le lieu dédié (dans votre application photo si c’est une photo, dans le dossier facture si c’est une facture…), archivez si vous devez répondre à l’émetteur, sinon supprimez l’email.
Typiquement, il y a un document à lire, une facture, un rapport, une présentation; L’idée est de ne surtout pas garder cet email dans votre boîte; C’est ce qui prend de la place.
Le but de ce genre d’email est de travailler sur un projet de rapport, de récupérer un document telle qu’une facture. Une fois le projet terminé, où lors d’une fin d’année par exemple il peut être intéressant de supprimer ce type d’emails volumineux.

Autres emails

Il peut s’agir d’informations comme un concert, une mise en relation, une demande d’information, de lieu, d’horaire, d’avis…
Réfléchissez en terme d’actions physiques que vous devez réaliser pour archiver/supprimer cet email. Soit il s’agit simplement de le lire pour comprendre une idée, pour suivre un projet, soit il y a une adresse, un contact important, alors notez ce contact puis archivez/supprimez cet email.
Faites confiance au système et faites-vous confiance car c’est cette confiance qui vous permettra d’avoir l’esprit plus clair, et d’utiliser les outils de recherche très compétents pour retrouver de l’information. Basez-vous sur un modèle d’apprentissage : le but n’est pas de tout retenir, mais de savoir comment retrouver l’information dont vous avez besoin.

Cela fait plus de 5 années que je fonctionne avec ce système. Bien évidemment il a évolué car je stockais mes pièces jointes. Maintenant je ne les stocke presque plus, sauf pour quelques chaines de mails souvenirs qui ont un sens particulier pour moi.

Embrassez le coté éphémère, “Tout Stocker” : on dirait sa grand-mère qui fait la collection de sacs plastiques non ?

La recherche intégrée sur la majorité des services est très efficace pour retrouver des emails archivés et supprimés. Sachez que généralement, les emails supprimés sont stockés temporairement pendant 30 jours dans votre corbeille.

Réfléchir par action

Réfléchissez par action : que devez-vous faire avec ce mail ?
C’est de l’information, très bien je l’ai lu, archivé ! Une simple réponse pour dire merci peut aussi faire la différence selon l’émetteur.

Si vous voulez allez plus loin sur ce genre de procédé de gestion d’emails il est fortement recommandé de lire Getting Things Done de David Allen qui a un procédé pour traiter n’importe quelle “information immatérielle ou matérielle” qui vous parviendrait.

3 Ecrire des emails

Attention à ne pas être malpoli, ce n’est pas parce que vous traitez très rapidement vos mails que vous devez écrire en abrégé et ne pas dire bonjour ni au revoir.
Évitez les Mr, et mettez Monsieur, ajoutez cordialement ou bises et signez, cela renforcera votre personnalité et le côté social du mail.

La règle des 5 phrases

Une règle qui m’a énormément aidée pour répondre plus rapidement aux emails et pour épargner à vos destinataires la lecture d’un roman à chaque email reçu, est de n’écrire que 5 phrases par email. Cela n’est pas strict, et certains projets pourront vous demander d’écrire plus de phrases; Mais si vous l’appliquez de manière générale, cela vous forcera à rester concis, à ne pas élaborer votre raisonnement pendant votre rédaction, mais à rendre plus clair votre raisonnement. Votre lecteur vous remerciera, et cela se traduira par une réponse plus rapide.

Les signatures

Vous aimez bien les énormes bandeaux publicitaires prenant les 3/4 de l’écran de votre téléphone ? Personnellement, c’est vraiment pas le truc que je préfère.
Mon conseil est d’aller au plus simple. La signature est premièrement une aide à la rédaction pour transmettre vos coordonnées. Généralement, votre prénom, nom et votre numéro de téléphone seront suffisants si vous souhaitez être contacté en retour. Cela ne sert à rien de mettre votre adresse email car elle est indiquée en tant qu’émetteur.

4 Oui mais les emails ça consomme de l’électricité !

Et donc vous voulez retourner au papier ?
Pour améliorer votre impact l’idée est d’être efficace et de ne pas consommer à outrance ni de stocker inutilement de l’espace sur des serveurs. Ainsi plus vous enverrez des volumes importants à une grande fréquence et à un nombre important de destinataires, plus vous consommerez de l’énergie, plus vous utiliserez de l’espace sur des serveurs en ligne, serveurs qui ne sont – pour la majorité – pas encore alimentés en énergies renouvelables (Les services d’Apple et de Google sont clairement en avancent et sont fournis pour la plupart et bientôt pour la totalité à 100% en énergies renouvelables).

Analysez quels types de pièces jointes vous recevez et envoyez puis réfléchissez à des alternatives. Les systèmes de documents partagés (Google Docs, iCloud, Dropbox, Google Drive) sont des services permettant de créer, de collaborer et/ou de partager un ou plusieurs document-s. Cela fait partie des nouvelles manières de travailler.

Un tri annuel pour vider ses archives d’emails peut être utile pour alléger votre espace sur les serveurs.

Bon courage pour la suite,

Si vous souhaitez plus d’informations, des manières encore plus évoluées de rédiger, gérer, trier ses emails, n’hésitez pas à laissez des commentaires !

Bonus : lorsque Gmail est sorti c’était une petite révolution dans le monde de l’email, si Gmail devait être inventé aujourd’hui en 2017, à quoi ressemblerait-il ? C’est la question que Superhuman s’est posé.

2 Commentaires

  1. Bon il va y avoir vraiment du boulot mais je vais tenter ma chance car je n’en peux plus d’être saturée de mails …:)
    Merci beaucoup pour la marche à suivre claire et attractive !!!

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